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Press: 08 marzo 2000, articolo da "Datamanager".

Le soluzioni per realizzare l'E-Procurement

Nel Magazzino Virtuale

La riduzione delle scorte di magazzino praticata da un numero sempre maggiore di aziende ha portato risultati significativi di economia finanziaria (in termini concreti la riduzione degli immobilizzi), ma ha indotto una crescita esponenziale della complessità del processo di approvvigionamento, con una esplosione dei costi correlati. Risultato: le aziende spendono sempre di più per acquistare sempre più spesso partite di prodotti sempre meno ingenti da un numero sempre maggiore di fornitori. Con questo approccio, l'efficienza dell'Ufficio Acquisti si riduce progressivamente.
Per i fornitori che rientrano nella fascia B e C (low-cost non strategico), il prezzo dei prodotti da approvvigionare non è più in relazione economica con i costi gestionali interni, in quanto questi superano di molte volte il valore delle merci stesse.
È ovvio che in questo caso è più significativo - ai fini economici intervenire sui costi e non tanto sui prezzi. Soprattutto sui costi fissi di approvvigionamento, conviene cioè proporzionare i costi alle necessità, in modo che il rapporto tra il costo e l'efficienza delle Strutture sia diretto e misurabile. Ciò oggi è possibile, tramutando in tutto o - più verosimilmente in parte il processo interno di approvvigionamento in un servizio svolto in maniera pesantemente automatizzata (grazie alle tecnologie informatiche) e/o addirittura da acquistare sul mercato (esternalizzazione). Si può così parlare di Outsourcing (parziale/totale, completo/incompleto) degli approvvigionamenti ed ottenere la trasformazione dei costi fissi in costi variabili che seguono l'andamento congiunturale aziendale.
Oggi l'outsourcing degli approvvigionamenti è una opportunità concreta a disposizione delle aziende grazie soprattutto alla diffusione di Internet e delle applicazioni web; Sta nascendo così l'E-Procurement. Esistono varie soluzioni per realizzare l'E.Procurement. La più interessante prevede che le numerose singole comunicazioni di necessità (richieste di informazioni, preventivi, ordini, ordini di pagamento , ecc.) vengono convogliate tramite Internet -con la metafora del carrello della spesa -verso il procurement-provider, azienda esterna che si fa poi integralmente carico di tutta la gestione delle forniture.
E' il caso di UNITEC, un'azienda italiana con sede a Sabaudia (LT) e ad Augsburg (Germania). Chiediamo a Vincenzo Marino -amministratore delegato dell'azienda - cosa fa la sua organizzazione. "Noi di UNITEC trasformiamo i costi fissi in variabili e li riduciamo. Non solo, rendiamo liberi i clienti di dedicarsi totalmente e tranquillamente al proprio Core Business". Come ci riuscite? "Riducendo il numero di fornitori, gestendoli e amministrandoli. Integrando le forniture in modo che "una" consegna sostituisca centinaia di arrivi e relativi controlli ed operazioni di magazzino. E quindi fatturando "una" volta al mese invece di migliaia di volte. Unificando le valute, i termini e il numero dei pagamenti ai fornitori.
Tutto questo grazie a persone preparate ed alla tecnologia informatica, interconnettendo infatti i nostri clienti con applicativi Internet (NetSourcing) e disponibili 24 ore su 24 in tutte le lingue e da qualsiasi parte del mondo". In pratica una gestione completamente via Internet degli approvvigionamenti con un reporting on-line dell'attività. L'adozione della fornitura integrata è effettivamente mirata alla riduzione dei costi, ma permette anche di ottenere un'ottimizzazione dei prezzi, creando pool di acquirenti che operano in aree merceologiche e tecnologiche comuni e aumentando così il volume d'acquisto.
Non solo. L'E-Procurement permette di ottenere anche miglioramenti del flusso logistico. Gli arrivi possono essere concordati - con un clic del mouse - in modo che l'accettazione merci possa avvenire in modo regolamentato e non più frammentario. Le operazioni di magazzino possono cosi essere concentrate e velocizzare; i tempi morti vengono ridotti, aumentando l'efficienza delle strutture preposte. E le attività di controllo ed i relativi documenti di consegna si riducono significativamente. Si, perché il Web permette un tracking completo via Internet di tutte le attività/operazioni in corso: termini di consegna, bolle di consegna, prezzi, fatture, trasporti, ecc.
Ma questa rivoluzione (tecnologica, organizzativa e di processo) dell'Ufficio Acquisti non presenta delle controindicazioni? L'E-Procurement non modifica significativamente, soprattutto nella fase iniziale, il normale processo d'acquisto già consolidato all'interno dell'azienda. Semmai lo velocizza e riduce il carico amministrativo, diminuendo la quantità di carta e di conseguenza gli errori. Vediamo meglio come l'E-Procurement va ad 'E-Procurement sull'azienda:

  • Acquisti: unificazione e graduale riduzione delle richieste e ordini, meno solleciti, traduzioni, ecc.;
  • Amministrazione: una fattura che unifica più posizioni e fornitori, un solo pagamento ad un solo fornìtore (il procurement-provider). Eventuale eliminazione delle fatture dei trasportatori;
  • Accettazione merce: una sola bolla di consegna, riduzione e semplificazione nell'accettazione delle merci;
  • Archiviazione: la riduzione del numero delle transazioni (e dei relativi supporti cartacei) comporta un enorme calo del volume fisico delle archiviazioni e conseguentemente semplifica l'accesso ai documenti

    Ottimizzare i tempi e le procedure di acquisto
    Anche IBM si è accorta che trasferire sul Web la fase di approvvigionamento significa ottimizzare i tempi e le procedure di acquisto. Lo dimostrano alcuni dati relativi alla struttura della multinazionale dell'informatica: nel primo semestre 1999 l'azienda ha acquistato attraverso Web tre miliardi di dollari in beni e servizi realizzando un risparmio di 110 milioni di dollari. Nel corso del 1999, IBM ha abilitato per il Web più di 2.800 fornitori attraverso l'installazione di applicazioni di E-Procurement. Grazie a tale operazione ha previsto di acquistare 9 miliardi di dollari in beni e servizi attraverso Internet e di risparmiare 240 milioni di dollari.
    Sempre nel 1999 Big Blue ha sostituito le costose procedure cartacee (5 milioni di dollari di fatture) con applicazioni Web che permettono un più elevato livello di integrazione con i fornitori. In IBM non esitano ad affermare; "L 'E-Procurement migliorai processi di acquisto: grazie all'integrazione con il web, si possono ottenere più velocemente e con maggiore puntualità le informazioni sul mercato, sui prezzi, sui costi, sulle caratteristiche e le disponibilità del prodotto. Per noi E-Procurement vuoi dire anche mettere in condizione i professionisti dell'acquisto di identificare più efficacemente i fornitori e di condurre al meglio le negoziazioni"
    Secondo l'azienda, L'E-Procurement migliora la velocità, l'affidabilità e l'effìcienza delle transazioni con i fornitori e permette una collaborazione più ampia e fattiva. Senza considerare poi la possibilità di dare un migliore servizio ai propri clienti(consegne più rapide) semplificando la sempre critica gestione del magazzino.

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